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国交省

公用メール、1年で自動廃棄 政策検証が困難に

 省庁で利用が急増している公用電子メールについて、国土交通省は2月から、送受信後1年が経過したものをサーバーから自動的に廃棄することを決めた。保存が必要な公文書に該当するメールは職場で保存するよう指示したが、廃棄可能なメールとして、国会議員からの説明要求の連絡文書などを挙げている。専門家は「政策の検証に必要なメールが消去される」と懸念している。【大場弘行】

 毎日新聞が入手したメール管理指針案や国交省の説明によると、同省は昨年、自動廃棄の方針を職員に伝えたうえで、今年1月末までに保存期間が1年以上の公文書に該当するメールをデータファイル化し、共有フォルダーなどに保存・登録するよう指示した。登録手続きをしないメールは、サーバーから自動廃棄された時点で見られなくなる。

 公文書に該当する場合でも、官僚の裁量で重要性が低いと分類されれば保存期間は1年未満となる。指針案は保存期間1年未満のメールについて、職員間で共有する必要性が高いものを除いて廃棄するよう求めた。廃棄可能な例として、国会議員からのレクチャー要求の内容を記載した連絡文書、会議や国会議員への説明の日程調整のためのメールなどを挙げている。

 指針案には、廃棄可能なメールが「(情報公開の)対象になり得ることに留意する必要がある」と記されていたが、同省関係者は「職員にまずいメールは捨てろというふうに受け止められかねない」と話した。

 森友学園問題や南スーダンPKO日報問題では、政府が「保存期間1年未満」との理由で文書を廃棄したと説明。1年未満の文書の定義があいまいだと批判が出ていた。国交省は森友学園への国有地売却の事務手続きを担当していた。

 国交省はメールを自動廃棄する理由について、政府の公文書管理のガイドラインが改正され適正な管理が求められたことや、サーバーの容量確保の必要があるためなどと説明。廃棄可能なメールは、紙であっても保存期間1年未満のものだとした。

重要文書消える

 NPO法人「情報公開クリアリングハウス」の三木由希子理事長の話 メールが自動廃棄されれば、本来なら公文書として保存すべきものまで消えるのは確実だ。メールを選別して保存するには手間もかかるし、どのメールを保存するかの判断は個々の官僚の能力や意識、職場の文化によっても異なる。導入すべきは、重要なメールを確実に保存させるシステムと言える。国交省は森友学園問題に関するような都合の悪いメールを大量に廃棄してしまおうとしていると疑わざるを得ない。

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