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公文書クライシス

メールは公文書 国より地方で認識

メールを公文書として扱うべきかどうかについて明確に答えた知事・市長(敬称略)

 政府機関で送受信される電子メールの多くは公文書としての位置づけがあいまいで、重要な記録が官僚の裁量で廃棄されることも多いことが今年1月以降、毎日新聞の報道で明らかになった。では、自治体ではどうか。全国の知事と政令市の市長計67人に取材したところ「公文書として扱うべきだ」「説明責任が果たしやすい」と話す人もいるなど、国よりは公文書としての意識が浸透している様子がうかがえる。【内橋寿明、大場弘行、日下部聡】

 国では業務上のメールが事実上、官僚の裁量で捨てられていたほか、財務省など複数の省庁で一定期間が過ぎるとサーバーからメールが自動削除されるシステムが導入されるなど、公文書としての位置づけがあいまいなまま多くのメールが廃棄されている実態が明らかになっている。

 毎日新聞は昨年9月から12月にかけて全47都道府県知事と20政令市の市長に対し、メールを使っているか、それを公文書として扱うべきかどうかなどについてアンケート形式で取材し、一部の知事には面談した。

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